内部通報制度の運用はむずかしい・・・（その２）

ちょうど１年前の2008年3月に内部通報制度の運用はむずかしい・・・として、ある自動車販売会社における内部通報事案をご紹介いたしましたが、本日（2月27日）の読売新聞の一面記事に、東証一部のオリンパス社の内部通報事件が掲載されております。（読売新聞ニュースはこちら）昨年の自動車販売会社の事例とは異なり、こちらは社内のヘルプラインの責任者が幹部社員に対して、通報者が特定できる情報を開示してしまった、という事案のようです。（会社側の反論として「本人からの同意があった」という点では、昨年の自動車販売会社の事例と同じであります）

私も昨年よりも若干、外部通報窓口業務の数が増えまして、現在（グループ企業を合わせて）１０社以上の内部通報（外部窓口）業務を継続しておりますが、正直申し上げて「内部通報窓口業務はキレイな仕事ではない」と断言できます。（これは、当事務所にご依頼されている会社様が聞いてもナットクしていただけるはず。ちなみに、私はどこの企業の窓口をやっているか、ということはもちろん秘密。そこの社員さんが口外してしまったらわかっちゃいますけど。）関係者の方にはお伝えしておりますが、昨年12月ころから、退職者もしくは退職間際の方の通報事例が非常に増えました。（ちなみに、ヘルプライン規約では、退職後１年未満の方の通報も受け付けるところが多いと思います。もちろんパート社員の方の通報も受け付けます。）以下、私の最近の経験より・・・

ある会社では、○○運転懲罰規約が制定施行された後の○○運転事案でありましたが、完全に匿名通報で受理し、また社内責任者も匿名で調査したにもかかわらず、すぐに誰が通報したのかは判明してしまいました。そうすると、通報者から私に電話がかかってきて「先生、あれほど匿名でお願いします、と言ったじゃないですか！！『窓口の弁護士が名前を出した』って、みんな噂してますよ！！！どうしてくれるんですか！！！！」

「・・・・・・・・」（呆然・・・）

ある会社では、支店長による○○偽装事件に関する匿名通報、こちらも社内責任者も匿名で社内調査のうえ、事実を把握。その後、社内における事情聴取のため、匿名通報者へ連絡すると

「え！？　私そんなこと言いましたっけ？　とりあえず、迷惑なんで、もう電話かけてこんとってくれます？」

「・・・・・・・・」（唖全・・・委員会や忘年会をキャンセルして、年末に走り回ったのはいったいなんのためだったのか？）

もちろん、外部通報窓口は、社内責任者にさえ名前を明かさず、そのうえで事前説明も記録化しており（調査内容によっては、社内の雰囲気によって誰が通報したのか判明してしまう可能性があるが、それでもいいか？）、また、調査結果については有利・不利を問わず、きちんと通報者に説明することを前提としてやっているわけでありますが、こんな感じであります。もっとひどいのになりますと、法律事務所の事務局にひととおり（一方的に）伝えた後、「弁護士さんに同じことを伝えておいて」で電話を切る方もおられ、これでは正式な通報とは言えないものの、放置するわけにもいかず、事後手続に追われるなど、混迷を極める事案が増加中であります。（そういえば、ひとつ終わると、「これ次の案件ね」と合計４つほど通報されてきた方もいらっしゃいました。「いったいこの人は何者やねん」と思いましたが・・・）巷間、ヘルプラインをサービス提供するコンサルティング会社などありますが、いったいどうやって窓口業務を遂行しているのか、果たしてきれいに事務処理ができているのか、本当に聞いてみたいところであります。

皆様、内部通報制度の運用については本当にお気を付けください。私、ちょっと前までは偉そうに「内部通報で社内が変わる！」などと申し上げておりましたが、最近は少し気持ちが変わりました。よくよく考えてみると、私のような個人事務所にニッチなコンプライアンス案件を依頼するような（奇特な）上場企業というのは、実は前から総務や法務にユニークで進取の気性をもった担当者がいらっしゃって、会社の経営者も、そういった（ブログにまで目を通している）担当者の意見を最大限尊重している会社なんですね。だから、そもそもあまりコンプライアンス的に大きな問題が発生しないところが多いようです。だからこそ、大胆にも、毎月一回「内部通報はこの法律事務所へ」などと社内広報もしているわけです。（たしかにそこまで広報しますと、次から次へと通報が届くわけでした・・・）つまり内部通報で社内が変わるのではなく、そもそも社風のいい会社の内部通報窓口をやっているにすぎない・・・というのが、真実なのかもしれません。

しかし、このたびの内部統制報告制度における「全社的内部統制」の整備として、付け焼刃的にヘルプラインを設置したような会社の場合には、今回の新聞事例のように、窓口業務の基本的なところで紛争が発生するリスクが非常に高いと思います。とりあえず、通報手続の失敗のなかから学ぶ必要が絶対にありますよ（＾＾；　そのためには通報手続の集積が必要であります。私の実務経験からするならば、通報者と会社と、どっちの言い分が正しいのかはわかりませんが、こういった紛争に発展すること自体が、ヘルプラインの運用に不備があると言わざるを得ません。社員にとって、どこに窓口があるかもわからず、またどんなことが受付られるのかも周知されていない、といった会社はけっこうあると思いますが、この制度の運用におきましては、会社の言い分と通報者の言い分とが、五分五分の場合、実質的な紛争に至った場合には会社側が全面的に不利な状況に置かれることは留意しておいたほうがよろしいと思います。このたびの報道にもありますように、内部通報制度の運用不備が露呈しますと（「制裁人事」等の労働問題に絡む案件になりますので）「人権救済センター」が即時動き出します。（このあたりも、社会の常識と会社の常識とが乖離しているところかもしれません）通報があれば、ぜひ早めに顧問弁護士さんとご相談されることをお勧めいたします。